공직생활을 도와주는 좋은 습관
업무수첩은 보통 ‘다이어리’라고 불리는 링 바인더로 된 수첩을 말하는데 매일 할일, 월별 계획표, 업무관련 안내사항 등이 포함되어 있다.
업무수첩 표지는 외피로 쌓여있는데 각 부처(지자체) 로고가 새겨져 있다.
업무수첩에는 부서회의, 유관기관 회의, 면담 녹취록 정리 등 업무와 관련된 다양한 내용이 담긴다.
더불어 업무와 관련된 각종 일정도 업무수첩을 이용하면 효율적으로 계획할 수 있다.
조직생활을 하면서 메모하는 습관은 다양한 측면에서 유용하다.
첫째, 각종회의에 참여할 때 논의된 사항을 적어 놓으면 그 자체가 업무를 수행할 때 기초자료로 쓸 수 있다.
둘째, 메모는 업무 구상 단계에서 창의적인 사고를 할 수 있는 밑바탕이 된다.
우연히 끄적거렸던 생각, 갑작스럽게 떠오른 생각들을 간단하게 적어놓는다면 후일 그와 관련된 일을 할 때 풀어 나가는 실마리를 제공할 수 있다.
셋째, 공직사회가 여전히 부지런함을 미덕으로, 상명하복을 중시하는 점을 고려한다면 회의를 주재하거나 보고를 받는 사람의 입장에서 메모하는 부하직원의 모습은 흐뭇하고 훈훈하게 느껴질 수 있다.
즉, 부하가 메모하는 모습은 상사 입장에서 자신과 소통에 적극적으로 임한다는 모습으로 생각하고 그로 인해 부하에 대한 믿음이 커질 수 있다.
넷째, 메모는 간혹 지루하거나 답보상태에 빠진 회의 등에서 분위기를 바꿀 수 있는 방법이 될 수 있다.
메모를 하다 보면 따분한 속도의 회의도 빠르게 진행될 수 있고, 다른 참석자들에게 회의 참석의 진정성을 보여줄 수도 있다.
필자의 경우 메모하는 습관을 가지게 되면서 메모의 긍정적인 효과를 직접 체험했다. 생활하면서 문득 떠오르는 아이디어가 있다면 간단하게 메모해 놓았다가 글 작업을 할 때 이를 바탕으로 여러분들과 소통하는 글을 쓰곤 한다. 즉, 메모를 통해 필자는 구체적인 글쓰기를 위한 글감을 찾고 밑그림을 그려 놓는다. 한편, 메모는 업무를 처리하면서 다양한 계획들을 구체화시키는 연결핀과 같은 역할을 한다. 여러 가지 업무추진계획은 간혹 중간에 맥락이 맞지 않아서 진전시키기 어려울 때가 있는데 그럴 때마다 업무수첩에 적어 놓은 메모들이 아이디어를 맞춰가는 연결고리가 되곤 한다. 수험생 여러분들도 수험준비를 하다가 보면 궁금증이나 찾아봐야 할 사항들이 간혹 떠오를 때가 있다.
이 경우 그냥 지나치지 말고 메모를 해두자. 그런 사소한 것들이 수험정리를 하거나 한 끗 실력을 높일 수 있는 시작점이 될 수 있다.
더불어 수험 계획을 세운다면 메모형식을 빌리면 좋다. 수험 계획을 세우는데 많은 시간을 들이고 싶지 않다면 하루, 일주일, 한 달 단위로 간단하게 해야 할 일을 적어서 눈에 띄는 곳에 놓아둔다면 공부를 하다가 미처 하지 못한 부분들을 최소화할 수 있을 것이다. 마지막으로 메모는 반드시 종이와 필기구가 필요로 하는 것은 아니다. 여러분의 스마트폰이 바로 좋은 메모장이 될 수 있다.
스마트폰의 기본 메모 기능이나 별도의 메모 어플리케이션(applications)을 활용한다면 자신에게 맞는 메모 스타일을 찾을 수 있을 것이다. 2001년 국가직 합격 現)중앙부처 사무관 경제·비경제부처에서 다양한 업무 경험 안전행정부 주관 국비장기훈련 이수