사업체를 운영하는 경영자 중에 재무상태표, 손익계산서를 모르는 이는 없을 것이다. 하지만 실무를 하다 보면 재무상태표, 손익계산서 등이 만들어지는 과정에서 회사가 업무에 활용할 수 있는 유용한 회계자료도 함께  만들어진다는 사실은 잘 모르는 경우가 많다. 그래서 이번 시간에는 나의 회사가 활용할 수 있는 유용한 회계자료에는 어떤 것들이 있는지 알아보고자 한다.

1. 분개장

첫 번째는 모든 거래내용의 분개를 발생한 순서대로 기재한 분개장이다. 위 그림은 실제 장부 작성 프로그램에서 내려받은 분개장 중 일부를 발췌한 것이다. 구성항목에 관해 설명하면 다음과 같다.

1) 일자 : 회계적 거래가 발생한 날짜

2) 전표번호 : 회계적 거래가 발생한 날짜에 입력한 전표의 번호 

3) 구분 : 차변과 대변을 의미

4) 코드 : 회계 프로그램상 계정과목 Code

5) 계정과목 : 회계적으로 인식된 거래를 장부상에 기록할 때 사용하는 항목

6) 차변, 대변 : 회계적 거래의 금액적인 크기

7) 거래처 : 회계적 거래가 이뤄진 상대방

8) 적요 : 회계적 거래의 세부 내용을 적는 곳

위 그림의 분개를 해석하면, 2021년 4월 30일 A 회사는 OOO 주식회사라는 거래처에 중식대로 1,000,000원을 지출하였으며, 결제 방법은 OO 법인카드 그리고 지출항목은 복리후생비라는 계정과목으로 장부에 기록했다는 말이다. 

스타트업은 일반적으로 규모가 확장하기 전까지 외부 세무 대리인을 통해 장부를 작성하기 때문에, 회계프로그램을 보유하지 않은 경우가 많다. 그러나 회계프로그램을 사용하지 않고도 분개장을 활용할 수 있다. 회계프로그램에서 분개장을 M사의 문서작업 프로그램 형식으로 내려받으면, 상단의 그림처럼 나오므로, 내 회사의 거래가 장부에 정확히 기록되고 있는지 살펴보려면 분개장을 봐보자.

2. 거래처 원장

두 번째는 계정과목의 상세 거래내용을 거래처별로 정리함으로써 계정과목의 거래처별 증감 및 잔액을 확인할 수 있는 거래처 원장이다. 거래처 원장의 구성항목에 관해 설명하면 다음과 같다.

1) 계정과목 : 거래처 원장에서 조회할 계정과목

2) 코드 : 회계 프로그램상 등록한 거래처 Code

3) 거래처명 : 거래처 원장에서 조회한 계정과목에서 발생한 거래처명

4) 전기(월)이월 : 조회 기간(위 그림에서 2020.01.01~2020.12.31)의 기초시점 금액

5) 차변, 대변 : 해당 계정과목의 차변 혹은 대변으로 기록된 금액

6) 잔액 : 조회 기간(위 그림에서 2020.01.01~2020.12.31)의 기말시점 금액

위 그림을 해석하면 2020.01.01의 기초시점인 2019.12.31 기준 B 은행 보통예금 잔액이 100,000원, B, C, D 은행의 보통예금 차변(보통예금의 증가)에 기록된 금액이 1,700,000원이고 대변(보통예금의 감소)금액이 400,000원이라는 말이다. 거래처 원장에서는 “전기이월(조회 기간 초) + 기중 증감(차변 금액, 대변 금액) = 잔액(조회 기간 말)”을 의미한다. 100,000 + 1,700,000 - 400,000 = 1,400,000 즉, 2020.12.31 기준으로 A 회사의 보통예금 잔액은 1,400,000원이라는 의미다. 그리고 잔액 1,400,000원은 B 은행 200,000원, C 은행 200,000원, D 은행 1,000,000원으로 구성된 것이다.

거래처 원장을 검토하면 재무제표 계정과목 금액이 어떤 거래처로 구성되었는지 확인할 수 있다. 만약, 거래처 원장에 모르는 거래처가 기재되어 있거나 거래처별 금액이 회사가 파악한 금액과 다르다면 잘못된 부분이 있는지 반드시 확인해보도록 하자.

사실 회계프로그램에서는 위 2가지 자료 외에도 여러 가지 형태의 자료를 내려받을 수 있다. 다만, 회계전문가가 아닌 경영자는 분개장, 거래처 원장만 잘 활용할 줄 알아도 충분히 유용할 것으로 생각한다.