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[현직 공무원 칼럼] 요즘 세대들의 일하는 방식②

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정교한 협업을 통해 신속하게 문제 해결

선배는 주로 한글 프로그램을 이용한 보고서 작성에 능숙했고 MS office의 MS Word나 PPT 활용은 익숙하지 않았다. 하지만 대학원 과정을 마치면서는 한글 프로그램보다는 구글 프로그램을 이용해 자료를 만드는 것이 더 편해졌다고 이야기를 했다. 특히 PPT를 만드는 것은 공직자의 기본 역량이라면서 PPT를 잘 만드는 핵심은 화려한 구성이나 편집이 아닌 중요한 메시지를 담아 신속하게 표현하는 것이라고 했다.

 

같이 공부했던 학생들의 PPT 작업을 보면 마치 기계화된 공정(工程)과 같다고 했다. 주제가 주어지면 그에 맞게 슬라이드를 만들고 그 안에 핵심 메시지를 넣은 다음 적합한 사진, 문구, 통계 등을 가미해 슬라이드를 꾸민다고 했다. 그렇게 5-6명이 각각 2-3장의 슬라이드를 맡아 작업하면 1시간 내에 PPT 파일 하나가 완성되고 이를 기초로 발표가 이뤄진다는 것이다. 선배는 처음에 노트북을 가지고 다니지 않았지만 노트북 없이는 수업은 물론 소통도 쉽지 않았다고 했다. 그리고 교실에서 수업을 해도 각종 과제나 퀴즈 등은 온라인으로 진행되었다. 퀴즈는 예정된 시간에 인터넷에 접속해 치루고 과제는 파일을 해당 웹페이지 등재했다.

 

선배의 유학생활 이야기의 마지막은 일종의 의견 교환과 토론의 장이 되었다. 공직 업무에서도 페이스북과 구글에 기반한 개념을 적용하면 좋을 것 같다는 의견이 있었다. 물론 민간에서 사용되는 도구인 페이스북을 공무에 사용할 수 없기에 각 기관의 인트라넷에 유사한 기능을 추가하는 방법이 좋다는 대안을 내놓기도 했다.

 

더불어 구글 프로그램(Google Docs, Sheets, Sildes)을 이용한 동시 협업도 사무실에서 적용한다면 업무의 효율성을 높일 수 있다는 의견이 많았다. 특히 한글 프로그램도 구글처럼 동시 협업 서비스를 제공하므로 부서장을 포함한 직원들이 분담해서 동시에 보고서 작업에 참여한다면 업무에 소요되는 시간을 줄이면서 실시간 피드백과 조율이 가능하다고 했다. PPT를 만들 때도 각자가 맡은 부분을 동시에 진행한다면 효율적으로 업무 프로세스를 이끌어 갈 수 있다고 했다.

 

공직에서는 주로 개인 업무 형태로 이루어져 협업의 기회가 많지 않다. 더불어 협업을 하더라도 그 성과가 생각만큼 크지 못한 경우가 많다. 아울러 협업에 대한 피드백도 각자에게 분담된 부분을 마친 다음 회의 등을 통해 사후적으로 이루어진다. 그리고 PPT 작성, 모바일이나 인터넷을 이용한 작업은 참신한 감각과 최신 기술을 지닌 젊은 공직자들에게 부여되는 경우가 많다.

 

그러나 선배의 이야기는 시사하는 바가 컸다. 그것은 기존 공직자들의 사고방식이 바뀌어야 공직 역량을 강화할 수 있다는 것이다. 기존 공직자도 PPT 작성에 능숙해져야 함은 물론 모바일과 인터넷을 활용한 작업에 적극적으로 참여해야 한다. 업무 생산성을 높이고 더 나은 성과를 얻기 위해서는 집단지성이 요구되는데 발생한 문제점들을 신속하게 해결하기 위해서는 정교한 협업이 필요하다.

 

기존 업무분장에 따라 규정된 부서원의 업무는 앞으로 일종의 가이드라인만 제공할 가능성이 크다. 일상 업무가 아닌 갑작스레 부서에 할당된 중대 과제를 해결하기 위해서는 부서원들의 지혜와 경험을 한데 모아야 하고 부서원 전체가 동시에 업무에 참여해야 한다. 그래야 주어진 과제를 기한 내에 압박을 덜 받으며 신속하게 처리할 수가 있다. 요즘 세대들의 업무 스타일은 앞으로 공직에서 필요한 일하는 방식의 한 단면을 보여주고 있다. 부서나 팀의 중요한 문제를 일부 담당자가 끌어안고 고민하는 시대는 지났다. 구성원 모두가 함께 달려들어 지혜를 모으고 방향을 찾을 때 해결의 실마리는 빠르게 나타날 것이다.




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